업무메일 잘쓰는 법 !!!

 

안녕하세요

 

 

 

대학 졸업과 동시에 한번도 쉬지 않고

회사의 노비(?)로써 생활한지 어언~15년이 넘어가는군요.

내년!! ~정말 수고하고 있어

 

 

오늘은 메일을 쓸때 초년생분들이 기본적으로 아셔야할 기본 메일링 예절

포스팅해 보려 합니다욤

 

1. 첫, 끝인사를 적습니다.

가볍게 '안녕하세요!', '좋은 아침입니다' 정도로 메일을 시작하면

바로 본론으로 들어가는 것보다 메일 내용이 부드럽겠죠~!

마무리에도 간단한 인사~넣어줘 넣어줘.

 

 

2. 본인 소속과 연락처를 넣어주는 센스~!

회사메일 계정이 있으시다면 마무리에는 항상 이름/연락처/담당부서 등을 붙여주면 좋겠지용

명함을 이미지 파일로 작게 넣어주시는 것도 하나의 방법이겠죠

 

 

3. 메일을 받아 회신해 줘야할 담당자가 정해져 있다면

담당자를 콕! 찝어서 메일을 보내주세요

간혹 업무에 관련된 여러명을 참조에 걸어서 메일을 보내면

회신에 대한 책임이 흐지부지되어서 급한 용무에 대한 답변을 받지 못할 수 있으니

꼭 담당자를 명시해 주세요

 

예를 들어 박명수 과장님, 안녕하세요 ,

Dear Ms.Jenny

등등

 

 

4. 구구절절 길~~게 쓰지 말고 핵심만 콕콕!!!

용건 시작전 인삿말을 덧붙이라고 날씨며 뉴스며 장황한 시작은 NO!!!

 

또한, 구두상 말하듯이 구구절절 장황하게 내용을 풀어서 쓰는 것도 좋지 않아요.

중요 핵심 내용에 대해서 최대한 간략하게 보내주세요!

 

 특히, 메일 제목은 문장이 아닌 핵심 단어로만 표현!!!!!

 

예를 들어

'기상 악화로 인한 vessel dealy 9/2->9/4'

'코로나19로 업무 분담 관련 공지'

 

 

5. 전달할 내용이 많거나, 문의사안이 여러개라면 번호를 붙여주는 것도 좋아요

접속사나 업무 내용의 연결이 어렵다면

번호를 분류하여 읽는 자로 하여금 핵심파악을 할 수 있다면 유용하겠죵.

받는 사람 입장에서 번호가 있으면 놓치지 않고 내용을 확인 하게 되요.

 

 

6. 나에게 온 메일에 참조자가 걸려있다면

회신할때도 꼭 참조자를 동일하게 넣어서 보내주세요

이건 회신의 내용에 따라 다를 수 있겠지만,

참조자가 걸려온 메일이라면 업무상 연관이 있는 자들을 CC(참조)해 놓았기에

내가 회신할때도 전체회신(참조자가 모두 다시 참조)으로 답변을 보내도록 하세요.

 

 

7. 이모티콘 남발은 NO~!

가벼운 느낌을 줄 수 있으니 최소한으로 사용을 권합니다.

 

 

8. 마지막으로 회신(보내기)버튼을 누르기 전에,

맞춤법이나 내용을 다시한번 꼼꼼히 읽어보고 발송하시기를 당부드려요

 

 

 

 

처음부터 메일예절은 습관화 해주면 편하겠죵~!